L’automatisation des processus est devenue une priorité stratégique pour les entreprises. Sans embargo, de nombreux projets continuent de proposer des retours aux investisseurs. Il n’y a ni technologie ni ambition, mais il y a un problème moins visible : l’intégration entre les moteurs de processus et les systèmes documentaires.
Diverses analyses du secteur coïncident avec un chiffre pertinent : jusqu’à 30 % du coût total d’un projet d’automatisation peut être destiné à intégrer le moteur de flux de travail avec les systèmes documentaires et d’autres applications corporatives. Il n’y a pas d’exception, mais une constante dans les projets de contrats, de faits, de moyens ou de preuves réglementaires forment la partie centrale du processus.
Le motif est structurel. « La plupart des suites BPM généralistes sont conçues pour orchestrer des tâches, non pour gérer des documents. Lorsque le processus dépend des archives réelles des versions, autorisations, entreprises, audit et rétention légale, l’intégration est déjà triviale. Il faut synchroniser les métadonnées, répliquer les logiques de sécurité, garantir la traçabilité et assurer que l’état du document et le processus ne sont pas toujours ajustés au coût, à la complexité et au risque », explique Josep Llort, directeur de la technologie d’OpenKM.
Frictions entre le processus et le dépôt
Cet outil technique rare vous permettra de percevoir les phases initiales du projet. Sur le papier, le flux est bien conçu. Dans la pratique, les problèmes apparaissent lorsque le document change de version au cours du processus, lorsqu’un permis ne peut pas être reproduit correctement ou lorsqu’un auditoire exige de reconstruire celui qui accède à cette information et à ce moment-là. Dans de nombreux départements informatiques, une partie pertinente de la maintenance postérieure est dédiée précisément à la résolution des frictions entre le processus et le référentiel documentaire.
Assurez-vous également de clarifier un aspect clé : un flux de travail ne dépend pas toujours des documents. Dans bien des cas, les expédients sont formés par divers documents, soit seul, soit par ninguno, en fonction du type de processus. Les systèmes documentaires modernes gèrent des informations structurées, des métadonnées et une logique commerciale, dans des archives uniques.
Dans ce contexte, OpenKM propose une approche différente avec OKMFlow, votre moteur de workflow généraliste. La différence n’est pas dans la nature du moteur, qui est comparable à d’autres moteurs de processus du marché, sino en que l’intégration avec le gestionnaire de documents vient de série, éliminant la grande partie de l’effort habituel dans les projets d’automatisation documentaire.
Même si OKMFlow et OpenKM sont des applications séparées qui communiquent avec les services REST, cela permet de réduire considérablement les problèmes habituels d’interopérabilité. Le flux de travail peut être travaillé directement avec les versions, les métadonnées, les autorisations et les auditeurs sans nécessité de duplication logique ni de gestion par des intermédiaires.
Il est important de noter que le moteur de flux de travail n’est pas limité à OpenKM. Vous pouvez intégrer d’autres applications corporatives et également d’autres gestionnaires documentaires. De même, si l’objectif est de remplacer une plate-forme BPM traditionnelle, la capacité d’intégration sera existante, indépendamment de celle qui existe ou non d’un gestionnaire documentaire dans l’architecture.
Capacités natives de l’IA
Le gestionnaire de documents d’OpenKM intègre des capacités natives d’IA pour classer, extraire et analyser des informations, ainsi que des services MCP étendus qui permettent de connecter des modèles externes. Alors qu’il est intégré à la plate-forme, le moteur de flux de travail peut être utilisé directement dans la logique du processus, permettant des décisions automatiques et une automatisation basées sur des tâches supplémentaires.
Les systèmes documentaires modernes de gestion des informations structurées, métadonnées et logique commerciale, dans des archives uniques
Lorsque l’objectif est d’exécuter des processus complexes entre plusieurs applications sans une dépendance documentaire pertinente, ces plates-formes suivent une option valide. Sans embargo, en grande partie des organisations de processus critiques qui suivent des documents, et c’est là que le coût de l’intégration est disparu.
Réduire ces 30 % n’est qu’une question présupposée. Il a également un impact direct sur les lieux d’implantation, la stabilité opérationnelle et l’ensemble des normes. « Moins d’intégration signifie moins de points de chute, plus de dépendance technologique et plus de capacité pour auditer les processus de extrême à extrême », soutient Josep Llort.
Dans un contexte où l’intelligence artificielle est une multiplication de documents, de versions et de flux automatisés, cette réponse doit être intensifiée. Automatiser sans contrôler la capa documental ne gère pas seul les projets, car cela limite leur évolutivité et augmente le risque opérationnel.
« L’expérience montre que de nombreux projets d’automatisation ne sont pas compliqués par la conception du processus, mais par le poids invisible de l’intégration documentaire. Identifier ce coût occulte et décider de le réduire est de le faire dans l’une des décisions stratégiques clés des DSI et des responsables de la transformation numérique », conclut le CTO d’OpenKM.
