Les dirigeants d’entreprises européennes reconnaissent que les tâches administratives et les processus manuels exposent les entreprises à risques inutiles, mais ils ont beaucoup de mesures à prendre pour modifier la situation. Il est vrai que les employés affirment que leur charge continue à dépenser du travail qui génère réellement de la valeur. Il s’agit de certaines des conclusions d’une nouvelle information réalisée par Ricoh dans ses pays d’Europe : Espagne, Royaume-Uni, Pays Bas, France, Allemagne et Italie.
Tareas ajenas a su función principal
Ces derniers sont leurs commerçants, employés et responsables de la prise de décision qui coïncident avec le fait qu’ils se consacrent un temps considérable à des tâches de basse valeur. En ce qui concerne les données de l’Espagne, l’un des cinq responsables de la charge de décision (19 %) considère que ses employés consacrent la partie principale de leur journée de travail aux tâches administratives liées à leur travail principal, une vision renforcée par une proportion d’employés (29 %). mismo.
Selon l’étude, en Espagne, les employés consacrent une période de 16 heures par semaine à cinq tâches administratives, ce qui équivaut à chaque jour de travail perdu dans les tâches courantes comme la gestion des documents et des processus manuels. Il est particulièrement préoccupant que seuls 43 % des employés affirment consacrer la majeure partie de leur journée aux tâches qui génèrent une réelle valeur pour l’organisation.
Les conséquences les plus importantes de la perte de productivité. La gestion documentaire inefficace expose les organisations aux risques opérationnels et au cumul normatif. La plupart des responsables de la prise de décision (61%) et 51% des employés de bureau ont des témoignages d’erreurs graves, ou la possibilité de cometerlos, en raison d’informations obsolètes ou incorrectes causées par des systèmes ou des processus inefficaces au cours des cinq dernières années. Au cours de la même période, 67 % des responsables de la prise de décision affirment que leur organisation a expérimenté ou est en train de subir une vulnérabilité de données ou de conformité normative relative à la mauvaise gestion documentaire qui affecte directement le travail quotidien des employés.
Les cinq tâches administratives les plus frustrées quotidiennement
Les employés espagnols assurent une série de frustrations quotidiennes et inévitables avec l’administration qui minimise silencieusement la productivité, car ils vont introduire la même information dans plusieurs systèmes (30%), gérer les bandejas d’entrée de courrier saturées (29%), rechercher des archives en plusieurs systèmes ou unités partagées (32%) et actualiser les informations manuellement (27%). Tous ces problèmes affectent négativement le temps, l’efficacité et la motivation des employés.
Les conséquences sont graves. Une quarte des employés (25 %) affirment que leurs charges administratives limitent leur productivité et les 20 % considèrent qu’ils limitent également leur créativité. De plus, les employés sont clairs sur le fait qu’ils ont besoin d’une réduction de leur charge : ils peuvent bénéficier du travail grâce à des tâches plus créatives (28%), une plus grande part de valeur (28%), ainsi qu’une meilleure capacité à prendre des décisions stratégiques plus solides (25%), résoudre plus de problèmes de clients. (21%) et agilizar l’entrega de proyectos (21%).
Falta de action
Pour pesar del impacto, beaucoup d’employés s’attendent à ce que le problème ne soit pas pleinement reconnu. Les 27 % des répondants affirment que ceux qui prennent des décisions subissent le temps que les employés occupent dans les tâches administratives, les 18 % considèrent que la charge administrative est distribuée de manière injuste et, ce qui est le plus préoccupant, seuls les 24 % pensent que l’employeur importe réellement la charge administrative de vos employés. Cependant, 62 % des responsables de la décision estiment que les nouveaux outils et systèmes ont simplifié les flux de travail et réduit la charge administrative, et plus de la mitad (53 %)(2) estiment que les outils d’automatisation ont éliminé les tâches manuelles répétitives qui ont un impact sur le maire. Tanto positif pour l’organisation comme pour les employés.
Les employés espagnols s’assurent qu’ils sont confrontés à une série de journaux de frustration et d’évitables avec l’administration.
Josep Costa, responsable des solutions d’automatisation chez Ricoh Espagne, a affirmé : « L’Espagne et l’Europe n’ont pas de problème de talent ni de compromis, mais ils emploient le temps des personnes. Lorsque les employés qualifiés consacrent deux jours à la semaine à des tâches administratives répétitives, ils ne sont pas seuls à être productifs : ils se consacrent à la productivité. L’innovation, qui affaiblit la capacité de décision et augmente les risques opérationnels. L’automatisation n’est pas une question d’efficacité, mais de compétitivité et de résilience. Les organisations qui agissent maintenant libèrent le potentiel de leurs employés et sont mieux préparées pour créer une forme solide et durable. durable ».
Grâce aux résultats des informations de Ricoh, le chargeur administratif doit rechercher différentes formes parce qu’il peut changer. Ces tâches continuent de supporter une énorme perte de temps pour les employés. « Les entreprises doivent être actives. Les bénéfices sont importants pour les ignorants, afin d’améliorer le bien-être des employés afin d’impulser la productivité et de libérer le temps pour que les personnes se concentrent sur le travail de valeur et stimulent la croissance. Et plus encore de la productivité, l’automatisation Efficace pour renforcer la gouvernance et réduire les risques d’incomplétude, en garantissant que l’information soit gérée de manière cohérente et précise, ainsi que l’automatisation de la gestion documentaire qui sera un succès facile », conclut Costa.
