Dans un contexte où l’information immédiate répond à une exigence croissante de véracité, la gestion documentaire et la numérisation seront converties en un pilier stratégique pour les institutions de tout le monde. La numérisation est particulièrement critique pour la crédibilité de celles-ci qui dépend directement de la fiabilité de vos sources.
C’est le cas du Dicastère pour la Communication de la Ville du Vatican, responsable de la transmission des messages du Père et des positions officielles à l’échelle mondiale. Pour cela, il conserve un fichier unique regroupant des siècles de documents historiques, des manuscrits, des volumes encuadernados et du matériel photographique d’une valeur incalculable. Dans ce contexte, la numérisation a été consolidée comme une priorité.
Afin de gérer, protéger et préserver ce patrimoine documentaire — et, en même temps, faciliter sa consultation et sa diffusion internationale — l’institution a commencé il y a quelques années un processus de numérisation qui est aujourd’hui devenu un référent au niveau mondial. Cette avancée a permis d’élever la numérisation à un nouveau niveau dans la gestion archivistique.
Préserver l’accès aux informations sans en empêcher l’accès
Le défi était clair : conserver les documents extrêmement sensibles sans compromettre votre accessibilité immédiate. Il n’est pas possible de traiter uniquement la numérisation, si l’infrastructure de capture est adéquate tant pour la typologie documentaire existante que pour les besoins opérationnels d’efficacité et d’efficacité du processus de capture. L’infrastructure de numérisation doit répondre aux exigences critiques telles que l’analyse sans contact, la reproduction à haute résolution et l’acquisition automatique de grands volumes d’informations.
Dans ce contexte, la technologie de PFU — division des scanners de Ricoh — est essentielle pour répondre à la nécessité la plus importante de l’efficacité opérationnelle de la numérisation : garantir la véracité des informations dans un écosystème médiatique mondial.
Le Vatican a évolué depuis un modèle centré sur le papier avec un fichier numérique structuré, accessible et basé sur les données.
« Les scanners de documents de PFU sont plus nombreux que les appareils. Ils font partie de l’infrastructure opérationnelle. Nous voulons la préservation, la vérification et la communication dans la numérisation : tout ce que nous faisons », a déclaré Jesus Cabañas, directeur régional de PFU en Ibérie.
Pour cela, le Dicasterio a intégré des solutions au ScanSnap SV600, qui permettent la numérisation de matériaux en cours sans manipulation agressive, conjointement avec la série fi, conçue pour le processus intensif de documents, combinant préservation et productivité dans un même environnement de numérisation.
Les archives physiques de l’infrastructure numérique sont basées sur des données
Le résultat a été une transformation profonde : le Vatican a évolué depuis un modèle central et le papier a créé un fichier numérique structuré, accessible et basé sur des données gracieuses de la numérisation.
Ce changement a eu un impact direct sur votre journal opérationnel, permettant une entrée plus rapide de matériaux dans les médias internationaux, des processus plus agiles de vérification du contenu historique et une réduction significative du risque de désinformation. La numérisation a également facilité une utilisation plus transversale des archives, en particulier dans le domaine photographique.
« Ce cas montre que la numérisation n’est pas seulement une question d’efficacité, mais de confiance. En ce qui concerne l’information est critique, la fiabilité technologique marque la différence », dit Cabañas.
Un projet qui anticipe l’avenir des archives historiques
Grâce à l’aboutissement de cette initiative, le Dicastère a pu en marche un ambitieux projet de numérisation qui abarca la totalité de votre bibliothèque, y compris des kilomètres de photographies qui seront explorées et, en partie, pourrait être une disposition du public dans le futur.
Le projet envisage l’adoption de solutions avancées de gestion documentaire et de technologies telles que RAG (Retrieval-Augmented Generation), qui permettent d’améliorer la récupération d’informations et de faire progresser un fichier le plus sophistiqué basé sur la numérisation, avec des copies d’images à 600 dpi.
Vous espérez également travailler dans une deuxième phase d’un projet d’IA déployé pour la numérisation.
Mais surtout dans le cas concret du Vatican, ce projet réfléchit à un partage entre de nombreuses institutions au niveau mondial — des bibliothèques et des musées jusqu’aux universités et aux organismes publics — : gérer le pasado sans renoncer à l’immédiateté du présent milieu de la numérisation.
Aujourd’hui, la numérisation n’est pas un choix entre préserver ou accéder, mais c’est la seule façon de garantir toutes les dimensions de rigueur, de fiabilité et de continuité dans le temps, selon la société Ricoh.
