L’IA a été stimulée par la force des organisations, transformant la manière de créer, de traiter et de partager les données. Sans embargo, suite à son adoption accélérée, un phénomène silencieux apparaît qui vient de se préparer à envoyer le document.
Chaque assistant intelligent, chaque modèle générateur et chaque automatisme basé sur l’IA produisent une plage constante d’archives, de versions et de contenus dérivés. Le résultat est une accumulation massive d’informations non structurées que beaucoup d’entreprises n’ont pas de capacités de contrôle.
La nouvelle charge d’informations
Selon une récente information d’IDC, 80 % des données corporatives actuelles sont liées à la structure définie, et leur volume est dupliqué chaque année. Selon ce rythme, l’intelligence artificielle ne multiplie pas seulement la création de connaissances, mais aussi le chaos informatif. Des messages électroniques générés automatiquement, des informations répétées, des images, des textes et des versions distinctes du même document sont stockés sans classification ni référence.
Ce scénario est à l’origine d’un nouveau type d’inefficacité au sein des organisations. La perte de traçabilité, la duplication d’informations ou le manque de contrôle sur la propriété des données est d’avoir un coût direct sur la productivité et la prise de décision.
« Le problème n’est pas l’IA, mais la question de l’administration des informations générales. Sans un système de gestion documentaire solide, les entreprises prennent des décisions basées sur des données incomplètes ou dupliquées », explique Gaspar Palmer, PDG d’OpenKM, qui affirme également que « l’IA est générée, mais aussi ruido ».
L’intelligence artificielle (IA) ne multiplie pas à elle seule la création de connaissances, mais aussi le caos informatif
La gestion documentaire intelligente comme réponse
Face à cette nouvelle réalité, les entreprises les plus avancées se sont engagées à combiner l’intelligence artificielle avec des solutions de gestion documentaire. Sur cette terre, OpenKM a implanté un modèle intégral qui ne cherche pas à produire plus d’informations, si vous le sentez. Votre proposition consiste à structurer, auditer et assurer le cycle de vie complet de chaque document, depuis votre création jusqu’à votre élimination certifiée.
Le système permet de maintenir un contrôle total sur chaque fichier, de savoir qui le modifie ou de le partager et de garantir qu’il n’existe qu’une seule version valide. Cette enfoque ne réduit pas seulement le désorden, sino que convertit l’information en un actif stratégique. En matière de sécurité, OpenKM applique des mécanismes de chiffrement, d’authentification et d’audit conformes aux normes internationales comme le RGPD ou le CCPA, ce qui répond à la confiance dans le traitement des données sensibles.
De plus, intègre des recherches intelligentes impulsionnelles par IA, des capacités de localisation de documents par contenu, contexte ou métadonnées. Cette capacité résulte essentielle dans les entreprises où la quantité d’informations augmente de forme exponentielle.
Dépassement des données pour la connaissance utile
La question n’est pas seulement technique, mais stratégique. Selon Gartner, chaque entreprise s’occupe de politiques efficaces de gouvernance documentaire. Dans la pratique, cela signifie que la grande partie de la connaissance interne se trouve dispersée ou inaccessible, ce qui limite l’innovation et ralentit la prise de décision.
« La gestion documentaire n’est pas une question administrative, mais une question de renseignement corporatif. Les entreprises qui contrôlent leurs informations peuvent améliorer leurs modèles d’IA, prendre des décisions plus rapides et réduire leur exposition aux risques légaux », a déclaré Gaspar Palmer.
Le défi, par conséquent, consiste à passer l’accumulation désordonné de données à la connaissance structurée et accessible. Seules les organisations pourraient prouver le potentiel réel de l’intelligence artificielle.
« L’intelligence artificielle nécessite une structure, un contexte et une sécurité. Nous ne pouvons pas générer plus d’informations, mais nous savons que c’est là que l’utilisation et le temps doivent être conservés. Nous pouvons aussi avoir une véritable transformation numérique », conclut le PDG d’OpenKM.
