La mutuelle, entité d’assurance qui offre des solutions d’épargne et d’investissement aux professionnels du secteur juridique, a confié à Ricoh le soin de réaliser une rénovation intégrale et une modernisation du poste de travail, un projet qui se déroule dans le cadre du plan stratégique 2025-2028, orienté vers l’impulsion de la croissance et de la excellence opérationnelle, avec une focalisation sur les personnes et la création de valeur dans un espace numérique.
Votre changement de siège à Madrid est conçu comme une opportunité d’activer une transformation réelle, où l’espace numérique joue avec un papier clé. La technologie a permis d’impulser une nouvelle forme de travail et de collaboration, en améliorant l’expérience des employés et en créant des espaces adaptés aux besoins de communication interne et externe dans un espace numérique avancé.
«Nous avons besoin d’une technologie qui nous permette d’être plus agiles et efficaces, qui impulsent une collaboration plus rapide et plus efficace dans un espace numérique», explique Pablo López-Aranguren, responsable informatique de la Mutuelle.
Écosystème d’espaces, technologies et personnes
Pour atteindre cet objectif, la Mutuelle a défini une stratégie basée sur quatre domaines clés : espaces, personnes, technologie et communication, toutes intégrées dans un espace de cohésion numérique. Avec l’accompagnement de Ricoh tout au long du processus, depuis la recherche, l’essai et le choix de la technologie, jusqu’à la mise en œuvre, la production et le support, consolidant un espace numérique efficace. En outre, la cartel numérique a été supprimée comme canal de communication interne, renforçant ainsi l’expérience de l’espace numérique pour les employés comme pour les mutualistes.
Le projet comprend la mise en œuvre de Microsoft Teams Rooms intégrées à Yealink, des panneaux tactiles pour une gestion agil des salles de bains et des solutions audiovisuelles adaptées à chaque espace, intégrant également une application Bring Your Own Device (BYOD) pour garantir la connexion dans un espace numérique flexible, où les utilisateurs peuvent travailler avec vos propres appareils ou plates-formes.
Entre les espaces les plus occupés se trouvent la salle de conseil, équipée d’un système intégré de haut rendu qui comprend une microphone Bosch, des caméras PTZ, une infrastructure audio professionnelle et de distribution intermédiaire IP Creston, le tout parfaitement intégré dans l’espace numérique de l’organisation.
Un auditorium multiflexible pour les événements
L’un des espaces différents du projet est l’auditoire multiflexible, situé dans la plante centrale du bâtiment, qui a été transformé pour accueillir des grands événements de plus de 200 personnes jusqu’à des réunions plus réduites, gardant toujours une expérience audiovisuelle de haute qualité dans un espace numérique préparé pour utilisations multiples.
Comprend trois écrans pour garantir la visibilité de n’importe quel point, des tables de sonorisation professionnelles, un micro pour l’interaction avec le public, un système de vidéoconférence et des options de saisie, tout cela intégré dans un espace numérique qui maximise l’expérience. «La technologie audiovisuelle est convertie en élément différent de l’espace, élevant l’expérience de l’événement et élargissant les possibilités d’utilisation dans cet espace numérique», a déclaré David Cerviño, responsable des événements de mutualité.
Dans l’ensemble du projet, il a également réalisé un travail important dans la gestion du changement pour assurer une adoption rapide et naturelle du nouvel espace numérique. Ensemble avec Ricoh, la Mutuelle a impulsé des séances de formation et d’information avec les employés et a créé un groupe interne d’ambassadeurs du changement comme canal de diffusion et de rétroalimentation.
Le siège de la Mutualité est aujourd’hui un espace numérique préparé pour le présent et le futur : hybride, flexible, audiovisuel et centré sur les personnes.
Les résultats sont tangibles : l’entreprise compte avec un espace numérique fiable et homogène, qui a réduit la courbe d’apprentissage et permis une expérience cohérente, alignée avec la conception de l’espace. De plus, nos employés ont gagné en autonomie pour réaliser des réunions sans support technique et percevoir de meilleures collaborations et efficacités dans l’espace numérique. L’auditoire, de son côté, s’est consolidé comme un espace stratégique pour les événements, avec de grandes améliorations dans la planification et la réalisation, renforçant la valeur de l’espace numérique de l’organisation.
« Le siège de la Mutuelle est aujourd’hui un espace numérique préparé pour le présent et le futur : hybride, flexible, audiovisuel et centré sur les personnes. Grâce à un projet intégral, nous avons transformé notre forme de travail, de communication et de connexion. En outre, la technologie audiovisuelle est parfaitement intégrée au design et au mobilier, assurer une esthétique homogène alignée avec le concept architectural», a confirmé le responsable informatique de l’entreprise.
Le lieu de travail de Ricoh comme expérience hybride
Ricoh, en tant qu’intégrateur mondial, concilie le centre de travail moderne avec un écosystème d’espaces, de technologies et de personnes connectés pour stimuler la communication, l’efficacité et la productivité dans un espace numérique collaboratif et hybride. « Ce projet de mutualité réfléchit, avec un accompagnement adéquat, l’innovation sur le lieu de travail et dans l’espace numérique se transforme en une réalité tangible », résume Jorge Martín, spécialiste de la prévention des solutions de Workplace chez Ricoh Espagne.
