Les réunions se sont consolidées comme une partie essentielle du travail moderne. Dans les médias, les employés se consacrent jusqu’à une heure semanale à eux avec l’objectif d’améliorer la collaboration et d’améliorer la tâche des décisions. Cependant, dans de nombreux cas, votre proposition n’est pas complète : la plupart du temps à l’envers lors des réunions se perçoit comme inutile et sont nombreux les professionnels qui terminent les séances sans comprendre les prochaines étapes qui doivent le faire.
C’est l’une des principales conclusions de l’information The Cost of Bad Meetings, élaborée par Jabra, société spécialisée dans les solutions professionnelles audio et vidéo. L’étude analyse les inégalités qui affectent le travail et ont un impact sur la productivité, l’économie des entreprises et l’expérience des employés.
Comment influencer les chutes technologiques lors des réunions
Les effets d’une réunion ne sont pas toujours efficaces. Ensuite, les conséquences apparaissent plus rapidement. Selon l’information, 66% des professionnels affirment qu’ils participeront aux réunions sans actions concrètes définies, ce qui provoque la nécessité d’organiser de nouvelles rencontres (59%) et augmente la charge de travail (59%).
Parmi les principales causes des problèmes technologiques. Actuellement, les 52 % des réunions virtuelles présentent des fautes techniques, un chiffre qui augmente les 75 % des réunions hybrides, ainsi que celles qui participent tant de personnes de forme présente à distance.
Les incidents les plus habituels incluent des difficultés à écouter ou à vérifier correctement tous les participants. Par conséquent, les réunions hybrides s’étalent sur un média de 11 minutes et rendent difficile la fluidité de la conversation.
« Il est très important de disposer d’une infrastructure technologique adéquate avec une bonne organisation de la réunion. Une mauvaise connexion ou des incidents audio et vidéo ont un impact direct sur les résultats de la session, ce qui fait que la nécessité de revenir sur les traités les plus adelantes est nécessaire », explique-t-il. Camile Petit, directeur commercial pour Iberia de Jabra.
Avant ces difficultés, certains participants ont choisi de fermer la caméra, une décision qui rendrait difficile aujourd’hui plus la communication et augmenterait de 43% la nécessité de célébrer de nouvelles réunions.
Tout cela alimente ce que Jabra appelle « deuda de reuniones » : un cycle dans lequel une réunion inefficace se produit à l’autre, créant un effet cumulatif qui se termine négativement sur la productivité de l’entreprise.
Impact économique et fatigue professionnelle
Les conséquences des maladies réunies ne se limitent pas à une gestion inefficace du temps. Cela a également des répercussions sur les coûts des entreprises et sur le bien-être des employés.
Selon l’étude, dans une organisation de 5 000 travailleurs, la combinaison de réunions peu productives et de problèmes technologiques peut générer des pertes supérieures à 130 millions d’euros annuels. De cette quantité, plus de 112 millions correspondent au temps inversé dans les réunions nécessaires ou à la montée de la valeur, alors que d’autres 7,3 millions sont gagnés par des incidents techniques dans les réunions hybrides.
Au terme de l’expérience de l’employé, 87 % des professionnels reconnaissent se sentir cierto rechazo lors des réunions. De plus, les 42 % assurent l’augmentation de la limite d’énergie pendant deux heures consécutives de rencontres, pourcentage qui monte à 83 % lorsque les réunions dépassent les quatre heures consécutives. Cette fatigue peut être traduite avec une attention moindre, ce qui nécessite de réviser les sujets a posteriori et une réduction de la participation.
Le format hybride influence également la perception de l’inclusion. La mitad des professionnels qui se connectent à distance aux réunions hybrides affirment avoir une sensation exclusive à une occasion. Cette sensation est aujourd’hui la plus fréquente chez les femmes, avec un 16% plus de probabilités de se sentir mal, et chez les jeunes employés, où le pourcentage augmente de 26%.
La combinaison de réunions peu productives et de problèmes technologiques peut générer des pertes supérieures à 130 millions d’euros annuels
« Les réunions virtuelles et hybrides sont un outil que les entreprises peuvent utiliser pour agiliser les tâches et promouvoir la collaboration. Sans embargo, pour que les fonctions réelles soient imprescindables, il est impossible de connaître les conditions adéquates. Dans les environnements hybrides, la technologie a un papier clé pour enregistrer une participation plus inclusive, équilibrée et utile”, a ajouté Petit.
L’IA peut vous aider, mais aucune solution n’est disponible pour les réunions déficientes
L’intelligence artificielle peut également contribuer à améliorer la productivité des réunions grâce aux outils de transcription, de génération de résumés ou de suivi des faits. Dans ce contexte, la qualité des réunions cobra est plus importante.
Selon l’information, trois de chacun des quatre professionnels ont essayé ce type de solutions, même si un de chacun de trois l’utilise de manière habituelle.
Les résultats suggèrent que le principal reto n’est pas dans la technologie en soi, mais comme il veut les réunions. Lorsque les conversations sont peu claires, les décisions ne sont pas définies ou il existe des problèmes pour écouter et comprendre, la valeur de ces outils diminue considérablement.
En d’autres termes, l’IA peut faciliter la documentation et le suivi des réunions, mais ne remplace pas la nécessité de se renseigner sur des rencontres bien organisées et sur une expérience technologique adéquate.
« L’IA peut renforcer une réunion bien organisée, mais ne peut pas résoudre ce qui se passe depuis le début. Si les organisations souhaitent prouver tout leur potentiel, elles doivent d’abord garantir que les participants peuvent lire, écouter et comprendre avec clarté. L’efficacité de ces outils dépend, en grande partie, de la qualité des conversations sur ceux qui travaillent”, conclut Petit.
